Hiện đại hóa việc quản lý hồ sơ người có công

Sau 4 năm triển khai, sáng kiến cải cách công tác quản lý hồ sơ người có công với cách mạng (viết tắt là NCC) của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (LĐ-TB-XH) ngày càng phát huy hiệu quả.

Bước đột phá

Trước năm 2015, toàn ngành LĐ-TB-XH, trong đó có Khánh Hòa vẫn lưu trữ hồ sơ NCC, tiếp nhận hồ sơ chuyển đến và di chuyển hồ sơ đi tỉnh khác theo cách thủ công. Hồ sơ lưu theo loại đối tượng; mỗi loại được lưu vào bì có màu riêng, đánh số thứ tự, sắp xếp trên kệ trong kho; có sổ đăng ký hồ sơ và quản lý bằng phần mềm Excel. Khi cần sao lục hoặc thẩm tra hồ sơ để giải quyết các chế độ, cán bộ phải xuống kho, tìm số hồ sơ qua phần mềm hoặc trong sổ đăng ký rồi lấy hồ sơ mang đi nghiên cứu, xong xuôi lại đem hồ sơ trả về kho. Với 49.335 hồ sơ quản lý vào thời điểm đó, quy trình trên rất tốn thời gian, không khoa học, dễ nhầm lẫn, thất lạc, hồ sơ lấy nhiều lần còn bị rách nát. Nếu nhiều người cần giải quyết liên quan đến một hồ sơ thì phải chờ nhau. Một số hồ sơ được lập từ trước năm 1960 có dấu hiệu bị hỏng, mờ mực, khó tra cứu. Kho lưu trữ lại được bố trí tạm ở phòng họp, không đảm bảo điều kiện. Trong khi đó, hồ sơ NCC là tài liệu lưu trữ vĩnh viễn, cần được bảo quản lâu dài.

Nhằm khắc phục những bất cập đó, Sở LĐ-TB-XH đã xây dựng mô hình “Cải cách công tác quản lý hồ sơ NCC trên địa bàn tỉnh”. Kho lưu trữ được cải tạo thành kho chuyên dụng theo quy định. Các tủ đựng hồ sơ được bố trí trên rãnh trượt để tiết kiệm tối đa khoảng trống hành lang, tăng diện tích lưu trữ. Các thiết bị phòng cháy chữa cháy, phòng, chống côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu được lắp đặt cùng máy lạnh, máy tính nối mạng...

Song song đó, sở khảo sát, tổng hợp toàn bộ hồ sơ NCC đang lưu trữ, chia ra 21 loại hồ sơ theo nhóm đối tượng và triển khai xây dựng phần mềm; bổ sung máy vi tính, ổ cứng, máy scan tốc độ cao, máy chủ... và tiến hành nhập liệu mã số hồ sơ, họ tên, giới tính, năm sinh, loại hồ sơ, địa chỉ, mã vị trí lưu hồ sơ, các thông tin dự phòng. Các loại giấy tờ trong hồ sơ đều được scan và lưu lại. Phần mềm cho phép trích lục hồ sơ của từng loại đối tượng riêng; danh sách đối tượng của xã, phường, thị trấn; tổng hợp đối tượng NCC toàn tỉnh hoặc theo diện; in trích lục; quản lý đối tượng NCC đang hưởng trợ cấp và chính sách khác… Hồ sơ được phân loại theo đúng nguyên tắc lưu trữ; được xác định thời hạn bảo quản. Việc nhập liệu hoàn thành sau hơn 8 tháng và tiếp tục được cập nhật dữ liệu phát sinh theo năm. Mô hình chính thức hoàn thành cuối năm 2015.

Áp dụng trên toàn quốc

Từ năm 2016 đến nay, tuy biên chế Phòng NCC giảm, số hồ sơ NCC tăng, nhưng công tác quản lý hồ sơ NCC vẫn đảm bảo, thời gian truy xuất dữ liệu giảm đáng kể.

Đến nay, Sở LĐ-TB-XH đã số hóa được toàn bộ 55.027 hồ sơ NCC và các chế độ chính sách liên quan. Quá trình thực hiện cho thấy, mô hình đã tạo bước đột phá trong quản lý hồ sơ NCC, giảm thiểu thời gian tìm hồ sơ gốc và thực hiện các thủ tục hành chính, giảm thời gian đi lại giữa đối tượng với các cơ quan, giữa các cơ quan, tổ chức với nhau; đồng thời góp phần đồng bộ và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu hồ sơ NCC, giúp lưu trữ vĩnh viễn, an toàn, bí mật thông tin về NCC phục vụ tra cứu lâu dài và quản lý, giải quyết chính sách ưu đãi NCC trên địa bàn tỉnh. Mô hình cũng góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công cho người dân.

Bà Phạm Thị Xuân Trang - Giám đốc Sở LĐ-TB-XH cho biết, Sở LĐ-TB-XH Khánh Hòa là một trong những đơn vị đầu tiên trong cả nước triển khai tin học hóa công tác quản lý hồ sơ NCC. Sau khi mô hình được triển khai, một số Sở LĐ-TB-XH ở Nghệ An, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định, Gia Lai, Bà Rịa - Vũng Tàu, Bình Dương, Vĩnh Long, Tiền Giang... đã tới tham quan kho lưu trữ hồ sơ NCC và công tác lưu trữ hồ sơ vào phần mềm. Trung tâm Tin học thuộc Bộ LĐ-TB-XH cũng đến tham khảo mô hình của Khánh Hòa và đến năm 2018, Bộ LĐ-TB-XH chính thức triển khai hệ thống quản lý hồ sơ NCC trên phạm vi toàn quốc. Hiện nay, phần mềm của Sở LĐ-TBXH đã được nâng cấp thêm một bước nhằm phục vụ NCC tốt hơn.

Ông Nguyễn Trọng Thái - Phó Giám đốc Sở Nội vụ: Sáng kiến cải cách công tác quản lý hồ sơ NCC trên địa bàn tỉnh của Sở LĐ-TB-XH đạt giải nhất Cuộc thi Mô hình, sáng kiến cải cách hành chính của công chức, viên chức trẻ tỉnh lần thứ 2 - năm 2015. Đây là sáng kiến có tính ứng dụng cao, góp phần nâng cao chất lượng quản lý và giải quyết chính sách cho NCC.

Theo Báo Khánh Hòa